Secrétariat externalisé ou secrétaire IA ?
Les différences concrètes, pour choisir en connaissance de cause.
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Pour qui · Dirigeants de PME
Assistant IA pour dirigeants de PME
Vous transférez, il trie et prépare. Vous gardez les décisions, il garde le fil.
Dans une PME, le dirigeant est souvent le dernier maillon de chaque dossier. Le fournisseur qui annonce une hausse, le client qui conteste une facture, le courrier de l'administration, l'échéance de TVA qui approche. Chaque sujet demande dix minutes. Ensemble, ils mangent la journée.
Votre secrétaire NOVA est dédié à votre entreprise. Vous lui transférez ce qui arrive, avec une consigne en une ligne. Il prépare la réponse dans votre ton, avec le contexte de vos échanges précédents, et vous la montre avant qu'elle parte.
Ce que votre secrétaire prend en charge
- Le tri de ce que vous lui transférez, avec une proposition de réponse pour chaque sujet.
- Vos emails et vos courriers, rédigés dans votre ton ; il attend votre OUI avant d'envoyer.
- Les relances de clients, de fournisseurs et d'administrations.
- Vos devis et vos factures en PDF, et le suivi des paiements.
- Le classement de vos documents et la préparation de la pochette du comptable.
- Le rappel des échéances : TVA, ONSS, fins de contrat.
Ce que vous lui écrivez
« Prépare la réponse au fournisseur : nous acceptons le délai, pas la hausse. »
Une réponse dans votre ton, avec le contexte de vos échanges. Vous la validez avant qu'elle parte.
« Qu'est-ce qui reste impayé ce mois-ci ? Relance ce qui dépasse 30 jours. »
La liste des factures ouvertes et les relances prêtes, qui n'attendent que votre OUI.
« Rassemble les pièces du trimestre pour le comptable. »
Les documents classés, et un récapitulatif de ce qui manque encore.
Exemples de demandes, donnés à titre d'illustration.
Plusieurs personnes peuvent lui écrire
Vous déclarez les adresses autorisées à lui confier du travail : deux avec Essentiel, quatre avec Pro. Votre associé ou votre assistante peuvent donc lui écrire aussi. Les emails venant d'autres adresses sont mis de côté, jamais traités comme des instructions.
Des vérifications à la source
Avant de répondre à un nouveau client ou de facturer une entreprise, votre secrétaire peut vérifier un numéro de TVA (VIES), retrouver une entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises, savoir si elle reçoit les factures Peppol, et lire un texte de loi ou la doctrine du SPF Finances à la source. Il vous dit ce qu'il a vérifié, et ce qu'il n'a pas pu vérifier.
Ce qu'il ne fait pas
- Il ne prend aucune décision à votre place, n'effectue aucun paiement et n'envoie rien sans votre accord.
- Il ne donne pas de conseil juridique, fiscal ou comptable : il prépare, votre comptable et votre avocat tranchent.
- Il peut se tromper. Relisez toujours les documents importants.
Combien ça coûte
Premier mois offert, puis Essentiel à 200 € HTVA par mois (120 demandes par mois) ou Pro à 350 € HTVA par mois (240 demandes par mois), sans engagement. Pour plusieurs dossiers ou un volume supérieur : sur devis. Voir les tarifs.
Vos questions
Faut-il lui donner accès à ma boîte email ?
Non. Votre secrétaire a sa propre adresse. Vous lui transférez ce qui le concerne, ou vous lui écrivez directement. Il ne lit que les emails venant des adresses que vous avez autorisées.
Comment sait-il ce qui s'est dit avant ?
Il tient votre dossier : vos échanges, vos documents, vos préférences et un point de situation à jour. Quand vous lui transférez un fil, il reprend aussi ce qui s'y trouve.
Mon comptable peut-il travailler avec lui ?
Votre secrétaire prépare la pochette du comptable : pièces classées et récapitulatif. Si vous le souhaitez, l'adresse de votre comptable peut faire partie des adresses autorisées.