Secrétaire IA : ce qu'il fait, ce qu'il ne fait pas
Les tâches à confier et les garde-fous à exiger.
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Guide · Comparatif
Secrétariat externalisé, assistante indépendante ou secrétaire IA ?
Quatre façons de ne plus porter seul son administratif. Ce que chacune fait vraiment, ce qu'elle coûte en Belgique, et les questions qui aident à choisir.
Les quatre options
1. Engager un employé administratif
La solution la plus complète : une personne présente, qui connaît l'entreprise, décroche le téléphone, accueille, prend des initiatives. C'est aussi la plus engageante : un contrat de travail, un coût fixe, et un poste à organiser (congés, remplacements, formation).
2. Faire appel à une assistante indépendante
Une secrétaire ou assistante administrative indépendante travaille pour plusieurs clients, à distance ou sur place, facturée à l'heure ou au forfait. Souplesse et regard humain ; en contrepartie, sa disponibilité se partage, et chaque heure se paie.
3. Souscrire un secrétariat externalisé (télésecrétariat)
Un centre prend vos appels, filtre, note les messages, gère parfois un agenda. C'est une réponse au téléphone, pas à la paperasse : devis, factures et courriers restent en général chez vous.
4. Confier l'écrit à un secrétaire IA
Un assistant fondé sur l'intelligence artificielle, dédié à votre dossier, à qui vous écrivez par email. Il prépare devis, factures, courriers et réponses, classe, relance et tient le fil ; vous relisez et donnez votre accord. Il ne répond pas au téléphone et ne se déplace pas. Pour en savoir plus : secrétaire IA, ce qu'il fait et ce qu'il ne fait pas.
Le comparatif en un tableau
| Employé | Indépendante | Télésecrétariat | Secrétaire IA | |
|---|---|---|---|---|
| Téléphone et accueil | Oui | Selon mission | Oui | Non |
| Devis, factures, courriers | Oui | Oui | Rarement | Oui |
| Classement et suivi de dossier | Oui | Oui | Non | Oui |
| Disponibilité | Horaires de travail | Partagée | Plages du forfait | Chaque jour, selon le volume |
| Mode de prix | Salaire fixe | À l'heure | Forfait + appels | Abonnement mensuel |
| Engagement | Contrat de travail | Selon contrat | Selon contrat | Selon contrat |
| Jugement humain | Oui | Oui | Oui | Non : vous validez |
Ce que coûte chaque option
Les montants ci-dessous sont des repères publiés, relevés le 28 septembre 2026. Ils varient selon l'expérience, le volume et les missions ; demandez toujours un devis.
Un employé administratif
En commission paritaire 200, le salaire brut mensuel minimum d'un employé de classe B, en première année, est de 2 336,25 € à temps plein (barème au 1er janvier 2026). Avec les cotisations patronales de base d'environ 25 %, on arrive à environ 2 920 € par mois, soit environ 1 460 € à mi-temps, avant pécules de vacances, prime de fin d'année, assurance accidents du travail, secrétariat social et avantages. Une réduction de cotisations existe pour un premier engagement.
Une assistante indépendante
Les tarifs publiés en Belgique vont d'une vingtaine à plusieurs dizaines d'euros de l'heure hors TVA. Exemple : une grille publique affiche 28 € de l'heure à distance et 30 € sur place. Dix heures par mois représentent donc déjà environ 300 € hors TVA.
Un télésecrétariat
Les forfaits publiés démarrent autour de 129 € par mois hors TVA (exemple : un télésecrétariat médical), souvent complétés d'un prix par appel ; les permanences étendues ou 24 h sur 24 coûtent davantage. Beaucoup de prestataires ne publient pas leurs prix.
Un secrétaire IA
Les offres vont de l'abonnement à un assistant généraliste, qu'il faut alimenter soi-même à chaque demande, au service dédié réglé sur votre activité. Chez NOVA : premier mois offert, puis 200 € HTVA par mois pour 120 demandes par mois ou 350 € HTVA pour 240, sans frais de mise en place ni engagement de durée. Voir les tarifs.
Comment choisir
Trois questions suffisent souvent à trancher.
- Votre administratif passe-t-il surtout par le téléphone ou par l'écrit ? Beaucoup d'appels à prendre : télésecrétariat ou employé. Surtout des emails, des devis, des documents : une assistante indépendante ou un secrétaire IA.
- Le travail est-il répétitif ou demande-t-il du jugement ? Les tâches qui suivent vos habitudes (devis types, relances, classement) se délèguent très bien à un secrétaire IA. Les situations délicates, qui demandent tact et décision, restent humaines ; c'est d'ailleurs pourquoi un bon secrétaire IA attend votre accord avant d'envoyer.
- Votre volume est-il régulier ? Un volume stable et important justifie un poste. Un volume variable s'accommode mieux d'un tarif à l'heure ou d'un abonnement sans engagement.
Et pourquoi pas les combiner ?
Ces options ne s'excluent pas. Un télésecrétariat prend les appels et vous transmet les messages ; un secrétaire IA prépare les devis et les réponses écrites qui en découlent. Une assistante indépendante peut aussi s'appuyer sur un secrétaire IA pour absorber la part répétitive et se concentrer sur ce qui demande un regard humain.
Essayer sans risque. Le premier mois d'abonnement NOVA est offert : confiez à votre secrétaire vos vraies demandes pendant un mois, puis comparez le temps gagné à ce que coûterait l'alternative. Voir comment ça marche.
Sources
- Barèmes CP 200 au 1er janvier 2026, CSC.
- Cotisations sociales au premier trimestre 2026, FEB.
- Coûts d'un premier engagement, UCM.
- Exemple de grille tarifaire d'assistante indépendante, silassist.be.
- Exemple de tarif de télésecrétariat médical, spitup.be.
Montants hors TVA, relevés le 28 septembre 2026, donnés à titre indicatif. Ils ne constituent ni une offre de ces prestataires ni un conseil en matière sociale.