Rien ne part sans votre OUI
Aucun email à un tiers, aucun paiement, aucune commande, aucune modification sur une plateforme sans votre accord explicite. L'accord est vérifié par le système, pas par le secrétaire.
Sécurité et données
Votre dossier reste le vôtre.
Confier son administratif, c'est confier ses clients, ses prix, ses courriers. Voici, sans jargon, comment votre dossier est protégé et qui y touche.
Les principes
Quatre règles qui ne se négocient pas
Un dossier, un compartiment
Chaque client est traité dans un compte isolé, sur un disque chiffré. Aucune donnée n'est partagée entre dossiers, et votre secrétaire ne travaille pour personne d'autre.
Seules vos adresses comptent
Votre secrétaire ne lit que les emails venant des adresses que vous avez déclarées. Les autres sont mis de côté : un inconnu ne peut pas lui donner d'instruction.
Vous partez avec votre dossier
Sans engagement, vous arrêtez quand vous voulez. Vous pouvez demander l'export de votre dossier ; il est ensuite supprimé, sauvegardes comprises, dans les 30 jours.
Où votre dossier est traité
Votre dossier est traité sur une machine dédiée opérée par NOVA, en Belgique (Waterloo). Les sauvegardes sont chiffrées, avec une clé détenue par NOVA, et stockées dans l'Union européenne. Le site et votre espace client sont hébergés par Netlify ; les fonctions et le stockage de l'espace client tournent en région Francfort.
Certains prestataires sont établis hors de l'Union européenne : l'envoi et la réception des emails (Resend) et le modèle qui rédige et analyse (Claude, d'Anthropic). Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types, et les emails ne sont conservés chez Resend que 30 jours au plus. La liste complète, avec le rôle et la localisation de chacun, figure dans la politique de confidentialité.
Votre espace client
- Un code d'accès personnel. NOVA n'en garde qu'une empreinte, jamais le code en clair.
- Un code de confirmation par email à chaque nouvel appareil.
- Déconnexion de tous vos appareils en un geste, depuis l'espace.
- Le strict nécessaire. L'espace montre vos échanges et vos documents ; il ne contient jamais les connaissances, la mémoire ni les consignes de votre secrétaire.
Combien de temps vos données sont gardées
- Votre dossier : pendant toute la durée du contrat. À la fin, il est supprimé, sauvegardes comprises, dans les 30 jours. Vous pouvez demander un export avant.
- L'historique de l'espace client : 12 mois, puis purgé automatiquement. Plus court sur demande, par exemple 90 jours pour un dossier juridique.
- Les journaux techniques : 12 mois, pour vérifier le service et intervenir en cas d'incident.
Le RGPD, concrètement
Pour votre dossier, NOVA agit en sous-traitant : vous restez responsable des données que vous confiez à votre secrétaire, celles de vos clients et de vos fournisseurs. Un accord de traitement (DPA) est signé à la mise en place. Vous exercez vos droits (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) en écrivant à contact@enyanova.ai ; réponse sous un mois. Pour les données de vos propres clients, nous vous assistons dans vos réponses. En cas de désaccord, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données.
Pour aller plus loin : notre guide confier ses emails à une IA : ce que dit le RGPD.
Transparence sur l'IA
Votre secrétaire est un assistant IA, et il le dit. Les emails envoyés en votre nom signalent qu'ils ont été préparés avec un assistant IA, conformément au règlement européen sur l'intelligence artificielle. Il peut se tromper ; il est conçu pour dire ce dont il n'est pas sûr, et vous relisez tout ce qui compte.
Le site public
Les polices et les scripts du site sont hébergés par NOVA. La mesure d'audience (Google Analytics) n'est chargée qu'après votre accord, avec les fonctions publicitaires désactivées. L'espace client et l'administration ne sont pas suivis.